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「项目管理」项目经理&PMO必备的工作汇报技巧

项目经理&;PMO必备的工作汇报技巧

让你成为 ;项目管理精英 ;



汇报可以划分成五个部分,即:汇报的意识、了解汇报对象、汇报的内容、汇报的策略和汇报呈现方式。这五个部分组成了汇报五星图(如下所示)。

今天我们来聊一聊汇报的内容。

微信图片_20201117151511.jpg

首先,汇报的目的是什么?——提供信息,以便领导进行决策。

那么,汇报就等于说话吗?并不是。——汇报是一种有效的表达。

我们可以利用汇报内容结构的三段论,进行有效的表达。内容三段论,即:凤冠、猪肚、豹尾。


1、凤头-开门见山三板斧

 ; ; ; ;常见的三种开头方式有:故事引入、开门见山、问题切入。

微信图片_20201117151536.jpg

故事引入

通过一个与演讲主题有密切关系的故事或事件作为演讲的开头。

 ; ; ; ; ; ;开门建山

用精炼的语言交代演讲意图或主题,然后在主体部分展开论证和阐述。例如:大家好,今天要进行的是vip项目的年终复盘。

 ; ; ; ; ; 问题切入

通过一个问题作为演讲的开头。例如:2018年,大家的业务怎么样?

这三种开头方式中,工作汇报建议使用故事引入和问题切入。为什么呢?领导经常多场工作汇报一起进行。使用故事引入或者问题引入,可以通过简单的寒暄,将领导的思维带入接下来的汇报中,以免领导还停留在上一个汇报中。

2、猪肚——有结构、有温度的说

人脑三层理论,把人的大脑分成本能脑、情感脑、理性脑。人是有情感需求的,所以我们的工作汇报,不是罗列文字,而是有结构、有温度的说。我们汇报的目的,是让对方接受,而不仅仅是接收。所以更要求我们进行有效的表达。 ;

微信图片_20201117151555.jpg

有效表达有4个主要特点:重点突出、逻辑清晰、条理分明、达到目的。

那么下面我们就来讲两个小工具,帮助大家有效表达。

一、表达与呈现推阶漏斗

这个漏斗工具,主要教大家如何聚焦表达自己的工作内容。

微信图片_20201117151608.jpg

举个例子,如何使用这个模型:

微信图片_20201117151622.jpg

二、讲故事的套路

先跟大家看下好故事的公式:

 ; ; ; ;好故事=基本要素(冲突+行动+结局)+附加要素(情感+展示)

 ; ; ; ;其中,基本要素是必须项,附加要素是选填项。冲突是“渴望+障碍”的结合。

案例分析:你是一家公司的CEO,手下有两位下属:经理A和经理B,你让他们分别研究公司的管理问题,他们的结论都一样。人员冗余、服务区域划分不清楚。以下是两个人的汇报。

 ; ; ; ;经理A:我访谈了公司很多主观和基层员工,也调研了竞争对手,我发现,我们公司人员冗杂,多个区域的划分存在交叉与重叠,导致重叠区域的服务总是相互推诿,客户体验感差。

 ; ; ; ;经理B:“正如您知道的,行业面临着激烈的竞争,我们要想持续健康发展,优化资源,增加客户体验感是关键。

 ; ; ; ;然而,目前我们有些区域的划分存在交叉与重叠,造成人员冗余,资源重复配置,同时区域重叠也导致服务工作互相推诿,客户端体验感很差。

 ; ; ; ;因此,我建议通过重新调整区域划分和组织架构,明确区域分工与责任的措施应对这些问题,以提高我们的市场竞争力,且这样做,可以节省10%的人力成本。”

 ; ; ; ;你听取了他们的汇报,谁的汇报更吸引人?显然是经理B。用故事模型来分析经理A和B的汇报:


冲突

行动

结局

情感

展示

渴望

障碍

经理A

×

×

×

×

×

经理B

×

 ;分析B相对于A的主要优势:

ü ;通过制造冲突,让CEO意识到问题的严重性

ü ;通过数据、证据等展示来支持观点

ü ;给出了可行动的解决方案及正面展望

3、豹尾——收招之结论技巧

下面是常用的三种结尾方式:

微信图片_20201117151651.jpg

隽言佐证:引用成功人士的名言名句。。

触动情感:用热情洋溢的话语触动观众,提出希望作为结语,打动观众的心。例如:2018年过的很艰难,但2019年我还会兢兢业业工作,请老板放心。

自然结尾:即按照记叙的顺序自然结束。

上面给大家介绍了凤头—猪肚—豹尾的内容结构,接下来给大家介绍常见的四种汇报方式,和每种汇报方式的建议汇报内容。

1、问题汇报

建议汇报内容为:结果+原因。其中原因分析要重点汇报。

2、成果汇报

建议汇报内容:收益+过程。其中收益内容要多于过程内容。

3、方案选择汇报

建议汇报内容:给结果+看差异

4、进程汇报

建议汇报内容:说现状+讲变化

最后,以汇报的8个误区,结束这次工作汇报技巧的小培训:

1、没有结论,没有分析,没有重点

2、上级问一句说一句

3、满口专业术语

4、与领导争辩,挑战领导权威

5、不能贬低他人工作,打小报告

6、不能报喜不报忧

7、越级汇报,主动请示

8、工作时“小题大做”,汇报“大题小做”

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