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「项目管理」“三只青蛙”时间管理法(超级实用)

“三只青蛙”时间管理法(超级实用)

让你成为 项目管理精英 



如果你必须吃掉一只青蛙,不要长时间盯着它看。如果你必须连着吃掉三只青蛙,记得要先吃掉最大、最丑的那只。

——博恩·崔西


如今这个世界日益复杂,我们承受的压力越来越大。每天的时间似乎永远也不够用,不足以让我们完成所有想完成的事情。所以,我们很有必要重新审视“时间管理”这个理念。

为什么有些人总能更有效地利用时间,从而取得比其他人更大的成就呢?

受本文开头博恩·崔西这段话的启发,我们先把“时间管理”放到一边,去“吃掉三只青蛙”吧。

此话怎讲?这里说的当然不是你在餐厅吃的青蛙。相反,我们指的是“三的法则”(The Rule of Three),一项屡试不爽、旨在帮助我们有效使用时间以获得杰出成就的策略。

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想了解更多吗?那要看你能不能腾出几分钟读完这篇文章。这几分钟或许会重塑你对“时间”的理解,同时引导你在今年获得新的成就。你或许将一马当先,让其他人望尘莫及!如果你想受益于“三的法则”,请立刻做以下五件事:

01明确你的“三只大青蛙”


问自己一个问题:“如果我只能在**年完成一件将对我的工作和事业产生最大影响的事,它会是什么?”把它写下来。

然后再找出一个,也把它写下来。

最后再写一个。

这就是你的“三只青蛙”。

它们很可能是一些非常重要,需要你持续保持专注度才能完成的大事。

它们又大又丑!把你的注意力缩小到“三大”重要目标之后,再开始运用时间管理的帕累托定律:“80%的成就源自20%的活动。”

它意味着,在一个8小时工作日,效率的差异往往取决于一小时。问题是:你将如何使用这一个小时?

02先吃掉“最大、最丑的那只青蛙”

我们所说的“又大又丑”指的是,这三项目标中比其他两项更重要、更困难的那个目标。

歌德说:“最重要的事情绝不能受制于最不重要的事情。”为了专注于最重要的活动,每天至少在它身上投入你20%的时间,你需要应用史蒂芬·柯维的“时间矩阵”。这套矩阵标注了“紧急的”和“重要的”任务。

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迅速分析这套时间矩阵之后,你就会清楚地发现,最有效的利用时间方式就是专注于矩阵右上角那些“重要但不紧急的”活动。

是的,会有许多人和事以“万分紧急”之名,要求你投入时间。其中一些也的确比较重要,不能回避。

但除非它们与你的某只“青蛙”有关,你会发现,忙碌了一阵子后,你的时间被一些无法帮你在优先事项上获取进步的事情消耗掉了。

耗费时间从事“不紧急,不重要”的活动,这种诱惑总是存在,这些充满乐趣的娱乐活动只会“浪费你的时间”,不会帮助你获得任何进步。

此处蕴含的信息是:每天至少投入20%的可用时间,从事你的“三只青蛙”之一,它们皆是“不紧急,但重要的”活动。

如果你不这样做,你就会身心疲惫,总是被一些紧迫的问题和危机牵着走。简而言之,你会“失控”,任由一些堪称“时间大盗”的“紧急”活动摆布。

03每天保护自己的“青蛙时间”

如何确保你每周有足够时间专注于那些“又大又丑的青蛙”?答案“非常简单,但不容易做到”。

它意味着,你需要在你可利用的时间周围划出保护圈,不惜一切代价守住这个保护圈,以有效利用时间。简单地说,“保护你的时间”意味着你必须:

对一些浪费时间的活动说“不”,比如各种打扰,不必要的电话、会议、电子邮件等等。

在日历上划出“青蛙时间”,给予它“神圣不可侵犯”的地位,这样你就可以确保专注于优先事项的时间。

关掉手机,忽略电子邮件,关上门,在允许的时间内“吃掉尽可能多的青蛙”。

如果有人想打断你,只需向他们解释,这是你的“青蛙时间”,你晚些时候会与他们联系。随着时间的推移,人们就会开始尊重你集中精力的方式,他们肯定也将注意到你正在产生卓有成效的成果。

所以:请务必保护你的时间,专注于重要活动,做一个有效利用时间的榜样。

04把“三的法则”应用到你的整个生活

效率不应该只体现在与工作有关的“青蛙”身上!在你生活的每个领域,确认意义重大的“三只青蛙”:

健康

家庭

个人理财

建立关系

成长与发展

放松与享受

这些就是史蒂芬·柯维所说的“高杠杆”活动:相对于做这些活动需要的时间,它们往往能够产生更加强大的成果。这正是“三的法则”的真谛所在:围绕“重要,但不紧急的”高杠杆活动组织时间。

应用“三的法则”时,你可以挑出: 

本年度的“三只青蛙”

每个季度的“三只青蛙”

每月的“三只青蛙”

每周的“三只青蛙”

每天的“三只青蛙”

如果你悉心实践这项法则,把20%的时间投资在这些重要事项上,坚持一整年,你就可以取得超出自己想象的成就。

而且,你依然可以利用其余80%的时间来处理所有那些“急事”。


05严格遵循每天的“待办事项清单”


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一项著名的研究重点考察了世界上最成功的一批人,探寻他们高效率的秘密。

经过数千次采访,头号因素终于浮出水面:他们都有制定每日“待办事项清单”,还有频繁审视的习惯。

一天结束时,他们都不会忘记为次日创建新清单。但这还不是全部。他们不仅每天都创建一份“待办事项清单”,而且还确保每天的“待办事项”包括对自己职业生涯和个人生活具有重大意义的活动。
最后分享一点:时间就是生命

你能在多大程度上利用好时间将决定你能否有所成就。被动、磕磕绊绊地度过每一天是一种极其痛苦的生活方式。

有效率意味着你设定好自己的立场,每天专注于你的“三只青蛙”,过滤掉不重要的事情,学会说“不”,直至你攀上事业的顶峰。

这一点的确不容易做到,这是事实。但光知道这个事实是没用的。现在的问题是:你将如何度过永远也无法从头来过的余生?只有你自己才能决定。

“我们永远无法真正打破普遍规律。面对它们,我们只能不断重塑自我。”——史蒂芬·柯维。

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